COMMENT ORGANISER UN ÉVÉNEMENT ÉCOREPSONSABLE ? 

Le guide complet pour ne rien oublier !

 

 

Offrez une parenthèse ressourçant à vos collaborateurs en les invitant à participer à un séminaire à la campagne, loin du tumulte des bureaux et de la ville.

En effet, le séminaire au vert est un véritable outil de management qui permet non seulement d’offrir un moment de répit, mais aussi de se ressourcer et de gagner en efficacité et en créativité. En organisant un événement d’entreprise qui tranche avec l’univers quotidien de vos collaborateurs, vous favorisez la communication et l’implication, et par conséquent, vous entretenez le dynamisme au sein de l’équipe. 

Si vous souhaitez organiser cet événement écoresponsable sous le signe de la déconnexion et de la simplicité, il est nécessaire de s’y prendre en avance, car cela demande du temps.

Voici donc un guide complet sur la méthodologie à adopter pour organiser le séminaire au vert qui VOUS ressemble.

 

 

1. DÉFINISSEZ VOS OBJECTIFS

 

Avant de vous lancer dans la recherche des différents prestataires, il est absolument indispensable de définir les objectifs de votre événement :

 

Quel que soit l’objectif visé, ne le perdez jamais de vue durant toute l’organisation de votre séminaire. Il doit être le fil rouge de votre événement ! Et n’oubliez jamais que cet objectif doit servir une même cause en faveur du GROUPE

Le maître-mot est aussi à l’apprentissage : des autres, de soi-même et du collectif. Dans les objectifs que les clients énoncent souvent, on retrouve notamment le besoin de resserrer les équipes après une période difficile ou encore travailler sur un projet collectif, mais aussi marquer un point de rupture dans le temps pour créer un nouvel élan.

 

 

2. CHOISISSEZ UNE DATE

 

Choisissez-la en amont pour être certain que tout le monde puisse y assister

Un conseil, évitez les périodes de vacances scolaires, les semaines comprenant des jours fériés et des ponts. Retenez aussi que les lundis sont souvent consacrés aux comités de direction et autres réunions incontournables et pensez aux mercredis qui ne sont pas forcément disponibles pour tous les collaborateurs. 

Enfin, certaines périodes de l’année sont plus propices aux prises de RTT ou récupérations d’heures, et d’autres correspondent aux pics d’activité peu propices à la déconnexion de l’ensemble de l’équipe (bilans comptables par exemple).

 

 

3. DÉFINISSEZ LE LIEU

 

Fuir la ville et offrir du dépaysement ne nécessite pas forcément de faire des heures de transport ou de partir à des milliers de kilomètres. La campagne est parfois beaucoup plus proche qu’on ne l’imagine. Ferme, écurie, château, cabane, péniche, cosy camp, éco lodge… 

À moins de 2 heures de Lille ou Paris par exemple, l’aller-retour peut facilement se faire sur un ou deux jours. Assurez-vous cependant de l’accessibilité du lieu selon le transport que vous sélectionnerez (gare régulièrement desservie ? Infrastructures routières fluides ?). Et si vous optez pour la voiture (ou mieux le co-voiturage entre collègues), vérifiez les heures de départ et retour pour éviter de tomber aux heures de pointe de trafic routier

De plus, pensez à vérifier la qualité des salles de réunion et autres espaces atypiques, souvent propices à la créativité et à l’intelligence collective. Attention, le caractère insolite de certains lieux ne doit pas vous faire perdre de vue la configuration des salles de réunion (Modularité : disposition théâtre ou réunion, espace de créativité ainsi que le niveau d’équipement (Vidéoprojecteur, paperboard, wifi haut débit…)). 

Concernant les hébergements, définissez au préalable le niveau de gamme de la catégorie hôtelière. S’il s’agit d’hôtels, proposent-ils des chambres seules ou doubles (assurez-vous que les collaborateurs sont prêts à partager une chambre). S’il s’agit d’hébergements entiers, vérifiez que le linge de lit et de bain est inclus. Pensez aussi à vous assurer du nombre de salles-de-bains et de WC (tout le monde n’a pas nécessairement envie de partager ce niveau d’intimité). 

Quoiqu’il en soit, une visite des lieux est indispensable pour éviter toute mauvaise surprise et imaginer plus facilement l’événement à organiser.

 

 

4. PENSEZ AU FORMAT

 

Se mettre au vert est une expression qui incite les collaborateurs à se détendre, à profiter de la nature et de l’environnement. Le séminaire au vert répond à un besoin de ressourcement. Si vous imposez un rythme trop effréné à vos participants, ils se sentiront piégés dans une réunion supplémentaire transposée dans un lieu verdoyant où ils ne peuvent même ne pas en profiter. 

Sortez du cadre professionnel et cassez les codes en planifiant des activités ludiques, sportives, créatives ou encore sensorielles, en complément de votre réunion ou votre workshop. En revanche, pas de sports extrêmes ou de challenges

L’objectif du séminaire au vert est de chouchouter les salariés, pas de faire monter leur adrénaline ni de les mettre en compétition. Il vaut mieux envisager des activités plein air bien pensées que des team buildings ultras compliqués et pas toujours adaptés. 

Pour apporter une bouffée d’air pur, pensez à faire intervenir un prestataire extérieur sur une activité bien-être (yoga, sophrologie…), un artisan local qui partagera son savoir-faire ou même un conférencier sur une thématique innovante et qui ouvre à la réflexion. 

Dans tous les cas, ne chargez pas trop le séminaire avec des réunions de travail. Cherchez un équilibre entre réunion et activités de divertissement. Pensez « sloworking » ! La meilleure manière de réussir votre séminaire au vert sera de laisser une partie de la journée ou du séjour en suspens. Vous permettrez aux esprits de se laisser aller à la créativité et aux participants de prendre le temps de communiquer et de partager.

 

 

5. LA GOURMANDISE

 

S’il y a bien un sujet sur lequel vos collaborateurs vous attendent, c’est celui-là ! 

Vous aurez beau organiser, planifier, anticiper le plus formidable des séminaires, si votre équipe n’apprécie pas ce que vous leur proposez pour les repas, l’enthousiasme risque bien de retomber comme un soufflé. Et nul besoin de prévoir de la haute gastronomie ou des traiteurs hors de prix ! Ici aussi, place à la simplicité. Si vous êtes au vert, c’est aussi pour ça. 

Rien de tel qu’un bon pique-nique avec des produits frais et régionaux ou un traiteur local. Vous pouvez aussi tout à fait opter pour la solution « préparation en commun des repas ». C’est convivial, efficace et peu coûteux ! Quoiqu’il en soit, vous devez toujours penser aux boissons pendant les repas et aussi entre les repas. Prévoyez de l’eau pour les réunions, du café permanent peut aussi être très apprécié pour les sessions de travail. 

Enfin, n’oubliez pas de vous assurer auprès des collaborateurs qu’il n’y ait pas d’allergies, d’intolérances, de régimes spécifiques (religions, femmes enceintes, maladies …).

 

 

6. DÉTERMINEZ VOTRE BUDGET

 

À l’heure actuelle, les séminaires à l’autre bout du monde dans des chaînes hôtelières formatées et coûteuses ne correspondent plus aux attentes des entreprises. Soucieuses d’organiser des événements qui ont du sens et une éthique, elles privilégient la qualité et la simplicité plutôt que le « bling-bling » douloureux pour leur porte-monnaie. 

Il convient donc avant toute chose de définir le budget qui sera alloué pour l’intégralité du séminaire (il faut donc inclure les pauses éventuelles, le transport, les extras, mais aussi les boissons alcoolisées qui viennent parfois alourdir l’addition). L’ensemble du comité d’organisation doit être solidaire de cet élément dès le début afin de ne pas avoir de mauvaises surprises au moment de la signature du devis.

 

 

7. QUID DE L’EMPREINTE ÉCOLOGIQUE DE VOTRE SÉMINAIRE ?

 

De plus en plus d’entreprises s’engagent dans une démarche écoresponsable, soucieuses de préserver l’écosystème de la planète, qui est au cœur des sujets actuels. Il n’est donc pas nécessaire de programmer des voyages en avion qui contribuent au réchauffement climatique. Choisir un lieu à proximité des participants permet de diminuer facilement l’impact environnemental des trajets. Pensez aussi à la proximité avec les transports en commun ou les parkings relais

Enfin, un séminaire digne de ce nom ne peut se passer d’un bon café et de quelques viennoiseries. Pour un événement éco-responsable, il est inconcevable de proposer de la vaisselle jetable. Adieu gobelets, assiettes et touillettes en plastique non-recyclables : considérez aussi cet aspect avec vos prestataires. Pensez « local, c’est l’idéal », alors profitez de ce séjour pour goûter et découvrir la gastronomie et les producteurs locaux !

 

 

8. NE NÉGLIGEZ PAS LA COMMUNICATION

 

Avant l’événement :

En amont, concevez soigneusement le planning de l’événement pour les participants. Le séminaire doit être organisé de façon précise, selon un planning détaillé qui sera communiqué à tous.

Il comprendra :

 

L’objectif est de prévenir les invités suffisamment à l’avance et de recueillir leurs réponses quant à leur participation

Attention : si certaines activités requièrent une tenue particulière, cela doit être clairement précisé, afin de ne pas mettre les invités mal à l’aise.

Après l’événement :

Faites un formulaire de satisfaction pour recueillir les retours des participants sur l’événement et anticipez les coups de cœur et axes de progrès pour votre prochain séminaire.

Vous avez désormais toutes les clefs en main pour organiser un séminaire au vert qui plaise à votre équipe et qui soit adapté à vos attentes.

 

 

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